[Case study] Izrada ugovora s 45 na 5 minuta, bez ručnog upisa u evidenciju

Klijent je izrada ugovora bila jedan od poslovana koji je odlazilo previše vremena i zahtijevao nekoliko osoba u procesu. Automatizirali smo cijeli put od dogovora do potpisa: ugovor se danas složi iz jedne rečenice, sam se spremi na pravo mjesto i upiše u internu evidenciju.

Klijent

Tvrtka čiji posao uključuje izradu velikog broja ugovora za svakog novog klijenta. Svaki ugovor razlikuje se u detaljima, a u izradu je bilo uključeno više osoba: tko dogovori posao, tko složi ugovor i tko ga arhivira i vodi evidenciju.

Problem

Svaki ugovor radio se ručno, kopiranjem iz zadnjeg sličnog ugovora, uz predaju između osoba i ručni upis u evidenciju.

• Više predložaka, svaki sa svojim iznimkama. Koje klauzule ulaze, a koje ne, jednina ili množina kroz cijeli tekst, članci koji otpadaju kod jednokratnih poslova. Pravila su postojala u kompleksnim SOP-ovima.
• Podaci o drugoj strani prepisivali su se iz maila. Naziv, OIB, sjedište i ovlaštena osoba u mailu se često razlikuju od onoga što piše u registru.
• Predaja između osoba. Tko dogovori posao, šalje podatke dalje i čeka da netko drugi složi ugovor.
• Evidencija je zaostajala. Broj ugovora uzimao se ručno, dokument se ručno spremao i povezivao, a gotovo svaki peti upis u internu evidenciju ostao je nepotpun.

Proces prije i poslije

proces izrade ugovora prije i poslije automatizacije

Predaja, kopiranje i ručni upis nestali su iz procesa. Čovjek ostaje na početku i na kraju: dogovara posao i potpisuje ugovor.

Što smo napravili

Napravili smo AI asistenta koji zna sva pravila klijenta za ugovore i povezan je s mailom, Google Driveom, internom evidencijom ugovora i javnim registrima. Osoba koja je dogovorila posao napiše jednu rečenicu: s kim, koja usluga i koji uvjeti. 

Asistent zatim:

1. Pročita mail prepisku s drugom stranom i iz nje izvuče dogovorene uvjete.
2. Podatke o firmi uzme iz službenog registra (sudski, obrtni ili registar druge države), nikad iz maila.
3. Dodijeli sljedeći broj ugovora iz evidencije.
4. Odabere pravi predložak i primijeni sva pravila.
5. Provjeri dokument prije isporuke: nema zaostalih polja za popunjavanje, formatiranje je ujednačeno, naslovi članaka ne ostaju sami na dnu stranice.
6. Spremi ugovor u zajedničku mapu i podijeli ga s osobom koja ga finalizira.
7. Upiše ugovor u internu evidenciju sa svim podacima i linkom na dokument.
8. Istakne sve što odstupa od standarda, prije nego što to uđe u ugovor.

Ugovor i dalje pregledava i potpisuje čovjek. Asistent ništa ne šalje drugoj strani.

Rezultat

Izrada jednog ugovora pala je s oko 45 na oko 5 minuta, a ugovor složi ista osoba koja je dogovorila posao, bez predaje dalje.

Na godišnjoj razini to je gotovo 90 sati uštede.

Što je presudilo

• Pravila su zapisana jednom mjestu i na pristupačan način. Svaka greška pronađena u pregledu postaje novo pravilo i više se ne ponavlja.
• Registar, ne mail. Kad se podatak iz maila razlikuje od registra, u ugovor ide registar, a razlika se javlja osobi koja radi ugovor.
• Nestandardno se ističe, ne ugrađuje se tiho. Poseban uvjet ili zahtjev druge strane uvijek ide na potvrdu prije nego što uđe u ugovor.
• Evidencija se puni sama. Upis više ne ovisi o tome sjeti li se netko, pa je evidencija uvijek potpuna i ažurna.

Za koga je ovo

Za svaku tvrtku koja ugovore, ponude ili narudžbenice slaže kopiranjem iz starih dokumenata, a podatke zatim ručno prepisuje u tablicu, CRM ili ERP: računovodstveni servisi, agencije za nekretnine, IT tvrtke, osiguranja, proizvođači s mrežom distributera. Ako netko kod vas pola sata slaže dokument koji je gotovo isti kao prošli, to je kandidat za automatizaciju.

Izrada ugovora iz predloška jedan je od primjera koji ulaze u Altaora partnerstvo, 590 € mjesečno.